Kontrola zarządcza po 1 stycznia 2018 r. – wykaz obszarów do aktualizacji

Od 1 września 2017 r. rozpoczęło się wdrażanie reformy oświatowej. Przed nami jeszcze dwie: związana ze zmianami w Karcie Nauczyciela (już od 1 stycznia 2018 r.) oraz związana z nowymi zasadami ochrony danych osobowych (od 25 maja 2018 r.). Pomiędzy tymi reformami zmieniło się kilka innych przepisów, jak wzrost minimalnych stawek pracowników niepedagogicznych. Kilka innych modyfikacji jest planowanych w Kodeksie pracy. Zmiany w przepisach nie pozostają bez znaczenia dla prawidłowego funkcjonowania kontroli, która musi analizować wszystkie elementy funkcjonowania placówki, aby jednostka osiągała wyznaczone cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

W prezentowanych dokumentach przedstawiono wskaźniki i przykłady działań, które powinien podjąć dyrektor przedszkola w zakresie kontroli zarządczej w stosunku do każdego standardu, jaki ma być realizowany.

Wskazane dla każdego ze standardów działania nie wyczerpują pełnego zakresu możliwych do podjęcia czynności. Rolą dyrektora jest dostosowanie postępowania do własnych potrzeb. Działaniami w ramach kontroli zarządczej należy objąć wszystkie obszary funkcjonowania jednostki. W osobnej kolumnie wskazano obszary, które wymagają szczególnej uwagi z racji zmiany przepisów lub planowanych modyfikacji. 

Kontrola zarządcza w przedszkolu

Do prawidłowego funkcjonowania w przedszkolu systemu kontroli zarządczej niezbędne jest określenie jego zasad przez dyrektora jednostki w formie zarządzenia. Stworzenie adekwatnego systemu kontroli zarządczej powinno się rozpocząć od inwentaryzacji dokumentacji przedszkolnej, w tym od usystematyzowania już funkcjonujących w placówce procedur i identyfikacji, które z zawartych w nich działań stanowią elementy kontroli zarządczej, a następnie poddania ich krytycznej ocenie pod kątem skuteczności oraz zasadności i zgodności z aktualnym prawem. W każdej placówce większość z nich jest przygotowana, z tym tylko, że należy to wszystko uporządkować i dokonać aktualizacji. Dyrektor przedszkola powinien wziąć pod uwagę jego wielkość, strukturę, liczbę pracowników zaangażowanych w procesy gospodarcze, typowe i często występujące w jednostce problemy i nieprawidłowości, występujące ryzyka, sposób ich eliminacji lub marginalizacji. Podanie gotowych dokumentów, które mogłyby być wykorzystane przez wszystkie jednostki, byłoby bardzo trudne. Dlatego zamieszczone wzory będą stanowiły doskonałą bazę wyjściową do tworzenia dokumentów dostosowanych do specyfiki danego przedszkola. Oczywiście są to, poza Regulaminem kontroli zarządczej, podstawowe wzory, które powinny już funkcjonować w przedszkolu. Zatem jeżeli w ogóle wymagają modyfikacji, to nieznacznej. Warto zwrócić szczególną uwagę na zarządzanie ryzkiem, bowiem jest to zagadnienie zupełnie nowe. Opis zagadnienia i wymagane dokumenty znajdziecie Państwo w dodatku nazwanym SUPLEMENTEM.

Zaproponowane wzory i przykłady niezbędnych mechanizmów kontroli zarządczej będą niezwykle pomocne w tworzeniu prawidłowej dokumentacji przedszkolnej.

W skład kontroli zarządczej wchodzą pliki zawierające następujące dokumenty:

1. Budowanie systemu kontroli zarządczej w przedszkolu.doc 

2. KONTROLA ZARZĄDCZA.doc:

1)  Zarządzenie dyrektora w sprawie przyjęcia regulaminu kontroli zarządczej

2)  Regulamin kontroli zarządczej 

3)  Rejestr ryzyk 

4)  Kwestionariusz samooceny 

3. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ.doc 

4. KONTROLA WEWNĘTRZNA.doc:

1)   Zarządzenie dyrektora w sprawie przyjęcia regulaminu kontroli wewnętrznej 

2)   Regulamin kontroli wewnętrznej 

3)   Plan kontroli wewnętrznej 

4)   Protokół z kontroli wewnętrznej 

5. REGULAMIN PRACY PRZEDSZKOLA.doc 

6. ZADANIA I CELE PRZEDSZKOLA I PRACOWNIKÓW.doc:

1)   Zarządzenie Dyrektora w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów jednostki, określenia mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osiągnięcia 

2)   Plan realizacji zadań i celów Przedszkola 

7. OPIS STANOWISKA PRACY.doc 

8. KODEKS ETYKI PRACOWNIKÓW.doc:

1)  Zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia kodeksu etyki pracowników 

2)  Kodeks Etyki Pracowników 

3)  Oświadczenie o zapoznaniu się z kodeksem etyki 

9.OCENA OKRESOWA PRACOWNIKÓW.doc:

1)   Zarządzenie dyrektora w sprawie okresowych ocen pracowników samorządowych 

2)   Arkusz okresowej oceny pracowników 

10. FORMULARZ PRZEBIEGU ROZMOWY OCENIAJĄCEJ.xls

1)     Formularz rozmowy 

2)     Kryteria oceny 

11. DOSKONALENIE NAUCZYCIELI.doc:

1)   Procedura refundacji kosztów doskonalenia zawodowego 

2)   Plan szkoleń pracowników 

12. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH.doc:

1)    Zarządzenie dyrektora w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych 

2)    Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych 

3)    Załączniki:

a)    Załącznik nr 1 – Ustanowienie Administratora Bezpieczeństwa Informacji

b)    Załącznik nr 2 – Upoważnienie Administratora Bezpieczeństwa Informacji do nadawania upoważnień

c)     Załącznik nr 3 – Ustanowienie Administratora Systemów Informatycznych

d)    Załącznik nr 4 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osób zatrudnionych

e)     Załącznik nr 5 – Wzór ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych

f)     Załącznik nr 6 – Wykaz podmiotów, którym Administrator Danych powierzył przetwarzanie danych osobowych

g)     Załącznik nr 7 – Protokół z kontroli przetwarzania i stanu zabezpieczenia danych osobowych/ czynności sprawdzających

h)    Załącznik nr 8 – Wykaz zbiorów danych

4)    Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych 

5)    Oświadczenie zbiorcze pracowników w sprawie ochrony danych osobowych 

13. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.doc

14. Wzory zgłoszeń powołania i odwołania administratora bezpieczeństwa informacji.doc

15. UPOWAŻNIENIA DLA PRACOWNIKÓW.doc:

1)   Zarządzenie Dyrektora w sprawie wydawania i rejestracji upoważnień

2)   Powierzenie obowiązków głównemu księgowemu 

3)   Rejestr wydanych upoważnień 

16. KANCELARIA.doc:

1)   Instrukcja kancelaryjna 

2)   Wzór rejestru kancelaryjnego 

3)   Formularz spisu spraw 

4)   Wzór opisu teczki aktowej 

5)   Spis zdawczo-odbiorczy 

17. SŁUŻBA PRZYGOTOWAWCZA.doc:

1)   Regulamin służby przygotowawczej 

2)   Opinia o osobie odbywającej służbę przygotowawczą 

3)   Zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej 

18. NABÓR PRACOWNIKÓW.doc:

1)   Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze 

2)   Zarządzenie w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej 

3)   Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko 

4)   Protokół z naboru na wolne stanowisko 

5)   Informacja o wynikach wyboru na stanowisko 

19. INSTRUKCJA KASOWA.doc 

20. INSTRUKCJA MAGAZYNOWA.doc 

21. INWENTARYZACJA.doc:

1)   Instrukcja inwentaryzacyjna 

2)   Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji rocznej 

3)   Harmonogram i terminarz inwentaryzacji 

4)   Arkusz spisu z natury 

5)   Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej 

6)   Protokół z inwentaryzacji w kasie 

22. KONTROLA SPRAW KADROWYCH.doc:

1)   Kontrola spraw kadrowych 

2)   Protokół z kontroli sprawa kadrowych i dokumentacji pracowniczej 

3)  Arkusz samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej - sprawy kadrowe i dokumentacja pracownicza 

4)   Arkusz kontroli dokumentów w zakresie spraw kadrowych 

 UWAGA!

Pliki wysyłane są na podany w zamówieniu adres mailowy, po zaksięgowaniu wpłaty na naszym koncie bankowym. Wysyłka plików odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 do 15.00. 

Faktury VAT wysyłamy na podany w zamówieniu adres mailowy.